İş sağlığı ve güvenliğinde yapılan iş kadar, yapıldığının kanıtlanabilmesi de önemlidir. Eğitim verilmiş ama tutanağı yoksa, denetimde ve kaza sonrası incelemede verilmemiş sayılır. Dokümantasyon bu yüzden bürokratik bir yük değil, işletmenin kendini savunabilmesinin aracıdır.
Belge düzenini kurarken amacımız klasör sayısını artırmak değil; her belgenin bir işe yaradığı, güncel kaldığı ve istendiğinde bulunabildiği bir sistem bırakmak.
Hangi belgeleri hazırlıyoruz?
Temel belgeler
- Risk değerlendirmesi raporu ve aksiyon planı
- Acil durum eylem planı, krokiler, ekip görevlendirmeleri ve tatbikat kayıtları
- Yıllık çalışma planı — uzman ve hekimin yıl içinde yapacağı işlerin takvimi
- Yıllık değerlendirme raporu
Eğitim ve yetkinlik
- Eğitim katılım tutanakları ve belgeleri
- İşbaşı eğitim kayıtları
- İlk yardımcı ve destek elemanı sertifikaları
Sağlık ve maruziyet
- İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları (hekim erişiminde)
- Ortam ölçüm raporları
- Maruziyet takip listeleri
Ekipman ve saha
- Periyodik kontrol raporları — kaldırma araçları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatı, yangın sistemleri
- Kişisel koruyucu donanım zimmet kayıtları
- Makine talimatları ve prosedürler
- Saha denetim ve düzeltici faaliyet raporları
Özel durumlar
- Patlamadan Korunma Dokümanı (PKD) — patlayıcı ortam oluşabilecek işyerlerinde zorunludur; boya kabini, un değirmeni, akaryakıt, gaz kullanan tesisler tipik örneklerdir
- Kimyasal güvenlik bilgi formları (GBF) ve kimyasal envanteri
- Alt işveren İSG protokolleri
- İSG kurulu toplantı tutanakları — kurul kurma yükümlülüğü olan işyerlerinde
En sık eksik çıkan belgeler
Sahada gördüğümüz sıralama şu:
- Yıllık çalışma planı — hazırlanır ama yıl içinde takip edilmez
- Periyodik kontrol raporları — ekipman kontrolü yapılır, raporu arşive konmaz ya da süresi geçer
- İşbaşı eğitim kayıtları — kısa süreli ve geçici çalışanlar atlanır
- KKD zimmet kayıtları — donanım verilir, imza alınmaz
- PKD — gerekli olduğu fark edilmez
Bunların hiçbiri zor iş değil; sadece takip edilmediği için birikiyor.
Belge yeter mi?
Hayır — ve bunu açıkça söylemeyi tercih ediyoruz. Sahadaki uygulamayla örtüşmeyen bir belge düzeni, denetimde işe yaramadığı gibi kaza sonrası incelemede aleyhe de dönebilir. Kâğıtta yazan önlemin uygulanmadığını göstermek, hiç yazmamış olmaktan daha ağır sonuç doğurabilir.
Bu yüzden dokümantasyonu saha denetimiyle birlikte yürütüyoruz: belge sahayı, saha belgeyi güncelliyor.
Belgeler ne kadar saklanır?
Saklama süresi belgenin türüne göre değişir ve tek bir rakam yoktur:
- Risk değerlendirmesi ve acil durum planı — yürürlükteki sürüm her zaman erişilebilir olmalı; eski sürümler de saklanır, çünkü bir kaza sonrası “o tarihte hangi önlem öngörülmüştü” sorusunun cevabıdır
- Eğitim kayıtları — çalışan işyerinde olduğu sürece ve sonrasında; eğitim aldığının kanıtı, kaza sonrası kusur değerlendirmesinde kullanılır
- Sağlık kayıtları — uzun süreli saklanır ve maruziyet türüne göre süre uzar; kanserojen ya da mutajen maddelerle çalışılan işyerlerinde maruziyet kayıtları çok daha uzun süre tutulur. Kesin süreyi ilgili yönetmelikten teyit ediyoruz, tahminle işlem yapmıyoruz
- Ortam ölçüm raporları — bir sonraki ölçüm dönemiyle karşılaştırma yapılabilmesi için geçmiş raporlar da tutulur
- Periyodik kontrol raporları — ekipman kullanımda olduğu sürece
Pratik kural: bir belgenin gelecekte “o tarihte durum neydi” sorusuna cevap verme ihtimali varsa atılmaz.
Yasal takip
İSG mevzuatı sık değişir; yönetmelik güncellemeleri, yeni tebliğler ve süre değişiklikleri işletmenin yükümlülüklerini doğrudan etkiler. Değişiklikleri takip edip sizi ilgilendirenleri bildiriyoruz — tüm mevzuat bültenini göndermek yerine, yalnız sizin işyerinizde karşılığı olanı.
Devir ve süreklilik
Bir OSGB değişikliğinde en sık yaşanan sorun, belgelerin bir kısmının kaybolmasıdır. Belge arşivini işletmenin kendi erişebileceği biçimde düzenliyoruz; bizimle çalışmayı bıraksanız bile dosyalarınız sizde eksiksiz kalır. Bunu bir hizmet özelliği olarak değil, olması gereken şey olarak görüyoruz.
İstanbul’da İSG dokümantasyonu
İstanbul genelindeki işletmelere belge düzeni kurma, eksik tamamlama ve yasal takip hizmeti veriyoruz. Mevcut dosyanızda neyin eksik olduğunu çıkarmak için iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.